Information

Erikoistarjoukset

Myydyimmät

TIETOSUOJASELOSTE / Seloste käsittelytoimista

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), artiklat 13, 14, 15, 16, 17, 18, 20, 21 ja 30

Laadittu: 24.5.2018

Päivitetty: 25.5.2018

Voimme milloin tahansa päivittää tai muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Seloste on voimassa 25.5.2018 alkaen.

 

1. Rekisterinpitäjä

 Northern Art Photos / HK Production (y-tunnus: 2153883-8)

Ulappakatu 1 lt. 20, 02320 Espoo

p. 044 2399 856

 2. Rekisteriasioista vastaavat yhteyshenkilöt

 Yhteyshenkilö Harri Kyllönen

Northern Art Photos / HK Production

Ulappakatu 1 lt. 20

02320 Espoo

p. 044 2399 856

Sähköposti: asiakaspalvelu@hkproduction.fi

 3. Rekisterin nimi

 Northern Art Photos ja HK Production asiakas- ja yhteystietorekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / henkilötietojen vastaanottajat (tai

vastaanottajaryhmät) / henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Rekisterin tarkoituksena on käsitellä toiminimien Northern Art Photos ja HK Production asiakkaiden tilauksien käsittelyyn ja asiakasviestintään tarvittavia tietoja. Tapauskohtaisesti voimme siirtää tilausten toimitukseen liittyviä yhteystietoja kolmansille osapuolille, jotka vastaavat sopimusvalmistajina tuotteiden valmistamisesta ja toimituksesta loppuasiakkaalle. Tietoja voimme luovuttaa myös tahoille, jotka avustavat käsittelytarkoitusten teknisessä toteuttamisessa, kuten tietojen säilyttämisessä tai palvelinten ylläpitämisessä. Verkkokauppaan tallennettu tieto säilytetään suomalaisen Domainhotelli Oy:n palvelinsaleissa Helsingissä. Domainhotelli Oy tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU GDPR:n sekä nykyisen henkilötietolain (523/1999) mukaisesti.

Lisätietoja: https://www.domainhotelli.fi/tietosuojaseloste

 

5. Rekisterin tietosisältö

● Koko nimi

● Mahd. Yritys

● Sähköposti

● Puhelin

● Katuosoite

● Postinumero ja toimipaikka

● Mahd. Y-tunnus

● Suostumus markkinointiviestintään (kyllä tai ei)

Mahd. laskutustiedot sis. verkkolaskutus tai sähköpostilaskutusosoitteen

Sekä vain verkkokaupan tietokantaan tallentuvat tiedot:

● Rekisteröitymisaika (pvm. ja aika)

● Viimeisin kirjautuminen (pvm. ja aika)

● Uutiskirjeen tilaus (kyllä / ei)

● Aktiivisuustila (aktiivinen / estetty)

● Ylläpitäjän mahdollisia muistiinpanoja, kuten asiakkaan tekemät erikoistoivomukset

● Viestintä verkkokaupan kanssa

● Tilaushistoria ja tilastot ostoista

● Kupongit

● Suositteluohjelman tilanne

● Asiakkuusbonukset

● Mahdollinen linkki sosiaalisen median julkiseen profiiliin

● Ostoskorit

● Saapumissivut ja käytössä ollut ip-osoite

● Asiakasryhmä

 

 6. Tietolähteet

Rekisteröidyn itsensä antamat tiedot. Mikäli rekisteröity kirjautuu verkkokauppaan sosiaalisen median tilin kautta, kuten Facebook, LinkedIn tms., tietolähteenä toimii tällöin henkilön kyseiseen palveluun tallentamat tiedot.

 

7. Tietojen luovutus

Asiakkaan tilatessa tuotteen kuljetettuna (esim. posti, matkahuolto yms.), välitetään tilauksen toimitustiedot (vastaanottajan nimi, osoite, puhelinnumero ja mahdollisesti sähköpostiosoite) tilauksen kuljetusyhtiölle (Posti / Matkahuolto) ja tilatun tuotteen sopimusvalmistajalle, joka toimittaa tuotteen suoraan asiakkaalle. Puhelinnumero on kuljetuksen ennakkoilmoitusta varten ja mahdollisen toimitusajankohdan sopimista varten. Tämä koskee vain niitä valmistajia, joiden tuotteita tilauksessa on. Kaikki valmistajamme täyttävät myös GDPR:n tietosuojavaatimukset. Katso tarkemmat tiedot sopimusvalmistajien tuotteista alla olevasta taulukosta:

 

Sopimusvalmistajat:

Tuotteet

sopimusvalmistaja

Y-Tunnus

Premium canvas-taulut

Artshop Finland Oy

2093601-7

HP-Tapetit, tarrat, kuvaelementit yms. erikoistuotteet

Mainoste Print Oy

1885625-3

Useimmat kuvalahjatuotteet

Color-Kolmio Oy

0140082-3

Palapelit

Palmulahti Oy

2406991-8

Sopimusvalmistajat ovat sitoutuneet noudattamaan tämän rekisterin ehtoja. Valmistajat eivät luovuta tai käytä asiakkaan tietoja mihinkään markkinointitarkoituksiin, eivätkä luovuta tietoja eteenpäin. Valmistajat eivät myöskään säilytä tai kerää asiakastietoja.

 

Kuljetusyhtiöt:

Oy Matkahuolto Ab (0111393-9)

Seloste:

https://www.matkahuolto.fi/fi/hyva-tietaa/rekisteriselosteet/pakettipalvelujen-lahetystiedot/

 

Posti (1531864-4)

Seloste:

https://www.posti.fi/henkiloasiakkaat/apu-ja-tuki/tietosuoja.html

 

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja tiedon suojaamisen

periaatteet

Northern Art Photos / HK Production käyttää rekisteritietojen sähköiseen tallentamiseen ja säilyttämiseen yhdysvaltalaisen Microsoftin pilvipalvelua, jolloin tietoja siirtyy EU-alueen ulkopuolelle. Henkilötiedot ovat suojattuna henkilötietolain vaatimalla tavalla.

Lisätietoa Microsoftin pilvipalveluiden tietoturvasta ja -suojasta:

https://www.microsoft.com/en-us/trustCenter/privacy/gdpr 

Rekisterin ylläpidosta vastaa Northern Art Photos / HK Production. Tietojen ylläpitoon on pääsy vain yrityksen työntekijöillä työtehtävien niin edellyttäessä. Northern Art Photos / HK Production vastaa ja hallitsee keskitetysti oikeuksia rekisteriin pääsyyn tietoturvaohjeistuksen mukaisesti.

 

9. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja toistaiseksi ja asiakassuhteen jatkuessa. Vähintään kuitenkin sen aikaa, että tilauksen lähetykset on saatu toimitettua tai laskuttamiseen, laskun maksamisen todentamiseen vaadittavan ajan.

 

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Manuaalista aineistoa säilytetään huolella siten, ettei ulkopuolisilla ole pääsyä siihen. Manuaalinen aineisto hävitetään, kun sitä ei enää tarvita.

B. Sähköisesti talletetut tiedot

Tiedot on suojattu teknisesti ja fyysisesti siten, ettei rekisterin ylläpitäjien lisäksi ulkopuolisilla ole pääsyä tietoihin. Kullakin järjestelmän käyttäjällä on oma tunnus ja salasana.

Manuaalinen aineisto sekä välineet sähköisesti tallennettuun tietoon pääsyyn ovat tilassa, missä on jatkuva kameravalvonta etävalvonnalla, liiketunnistimet ja hälytysjärjestelmät.

 

11. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen, oikeus siirtää tiedot

järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja tähän rekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjän tulee samalla ilmoittaa rekisteröidylle rekisterin tietolähteet sekä mihin rekisterin tietoja käytetään ja luovutetaan.

Rekisteröidyn, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot edellisessä kappaleessa kuvatulla tavalla, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö Northern Art Photos / HK Productionin tästä rekisteristä vastaavalle henkilölle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa. Northern Art Photos / HK Production voi periä palvelumaksun tietojen koostamisesta, sillä se vaatii merkittävästi työtä.

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset

tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely perustuu suostumukseen tai rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen, ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

 

12. Tiedon korjaaminen, poistaminen ja käsittelyn rajoittaminen

Rekisteröidyllä on itsellään mahdollisuus muuttaa antamiaan tietoja verkkokauppaan kirjautumalla tai kirjallisesti pyytämällä (sähköpostilla tai kirjeellä asiakaspalveluun).

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisterinpitäjän on myös estettävä tällaisen tiedon leviäminen, jos tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen oikeuksiaan.

Rekisterinpitäjän on myös rekisteröidyn vaatimuksesta rajoitettava käsittelyä, mikäli rekisteröity on kiistänyt henkilötietojensa paikkansapitävyyden, mikäli rekisteröity on esittänyt väitteen käsittelyn lainvastaisuudesta ja rekisteröity on vastustanut henkilötietojen poistamista ja vaatinut sen sijaan niiden käytön rajoittamista, tai mikäli rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity ilmoittaa tarvitsevansa niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai mikäli rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn esittämät perusteet. Jos rekisterinpitäjä on rajoittanut käsittelyä mainituilla perusteilla, rekisterinpitäjän on tehtävä rekisteröidylle ilmoitus, ennen kuin käsittelyä koskeva rajoitus

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt,  joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjän on ilmoitettava tiedon korjaamisesta sille, jolle rekisterinpitäjä on luovuttanut tai jolta rekisterinpitäjä on saanut virheellisen henkilötiedon.

Ilmoitusvelvollisuutta ei kuitenkaan ole, jos ilmoittaminen on mahdotonta tai vaatii kohtuutonta vaivaa.

Korjauspyynnöt tulee esittää rekisterinpitäjän kohdassa 2. nimeämälle edustajalle, ks. yhteystiedot yllä.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

 

13. Markkinointi

Asiakkaan tietoja ei käytetä, eikä luovuteta markkinointitarkoituksiin. Asiakas voi halutessaan tilata uutiskirjeen, joka lähetetään kerran tai pari kertaa kuukaudessa. Uutiskirjeessä on tietoa ajankohtaisista tuotteista, tarjouksia, uutisia ja tietoa tulevista tuotteista. Uutiskirjeen voi perua milloin vain.

14. Vanhan HK Production verkkokaupan asiakkaat:

Northern Art Photos -verkkokauppa on täysin uudistettu versio HK Productionin verkkokaupasta. Palvelimen fyysinen sijainti, asiakaspalvelu, yritys ja tuotanto on kaikki kuitenkin samoja. Nimi ja verkkokauppa on vain täysin uudistettuja. Asiakasrekisteri ja tilaushistoria on siirretty vanhasta verkkokaupasta (HK Production) uuteen Northern Art Photos -verkkokauppaan. Näin voit vanhana asiakkaana kirjautua sisään vanhoilla tunnuksillasi ja tarkastella tilaushistoriaa.

15. Verkkokaupan maksuvälittäjien selosteet

Verkkokaupassa käytetään maksuvälittäjiä, jotka turvaavat maksutapahtuman asiakkaalle (kuluttaja/yritys) ja myyjälle (verkkokauppa). Maksutavan valittuaan henkilötiedot välitetään turvallisesti palvelun tarjoajalle maksutapahtuman varmistamiseksi. Maksunvälittäjä tallentaa perustiedot järjestelmäänsä tilauksen ja rahaliikenteen turvaamiseksi. Lue tarkka kuvaus kohdasta 15.1.

15.1 Bambora Payform

Tietoja henkilötietojen käsittelystä PayForm-käyttäjille

Bambora-konserniin (jäljempänä ”Bambora”) kuuluva Bambora PayForm (Paybyway Oy), Y-tunnus 2486559-4, käsittelee henkilötietojasi (jäljempänä ”Tiedot”) pyytämäsi maksutapahtuman suorittamista varten (jäljempänä ”Tarkoitus”). Tietojen käsittelyä säännellään EU:n yleisellä tietosuoja-asetuksella (”Yleinen tietosuoja-asetus”). Bambora on Suomen Finanssivalvonnan (Fiva) valvoma maksulaitos. Bambora toimii tietojen rekisterinpitäjänä.

Tiedot koostuvat maksutapahtumasi suorittamiseen tarvittavista tiedoista, esim. luottokorttitiedoista, jos valitsit maksutavaksi luottokortin. Sinun on luovutettava tiedot Bamboralle, jotta Bambora pystyy käsittelemään maksutapahtuman pyytämälläsi tavalla. Oikeudellinen perusta Tietojen käsittelylle kyseistä Tarkoitusta varten on, että käsittely on välttämätöntä, jotta Bamboran oikeutettu etu käsitellä maksusuoritus toteutuu ja jotta pystyt näin maksamaan ostamistasi tavaroista ja/tai palveluista. Lisäksi Bamboraan sovelletaan useita muita lakeja ja asetuksia, jotka koskevat muun muassa rahanpesun torjuntaa. Myös nämä lait velvoittavat Bamboran käsittelemään Tietoja, jolloin tietojen käsittelyn oikeudellisena perustana on Bamboraa koskevan lakisääteisen velvoitteen täyttämisen välttämättömyys. Jollet luovuta Tietoja, Bambora ei välttämättä pysty käsittelemään maksutapahtumaasi.

Bambora voi luovuttaa tietoja muille Bambora-konsernin yhtiöille Tietojen käsittelemiseksi samaan Tarkoitukseen. Tietoja voidaan luovuttaa muillekin yhtiöille, joita tarvitaan Tarkoituksen toteutumiseen, esimerkiksi omalle pankillesi, valitsemasi maksutavan mukaan. Nämä muut yhtiöt voivat sijaita EU:n/ETA-alueen ulkopuolella. Jollei kyseinen maa tarjoa Euroopan komission mukaan riittävää tietosuojan tasoa, henkilötietojen siirto perustuu Euroopan komission hyväksymiin tietosuojaa koskeviin mallisopimuslausekkeisiin henkilötietojen siirtämiseksi EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle, ks. Yleisen tietosuoja-asetuksen 45–46 artikla. Jäljennös kyseisistä mallisopimuslausekkeista on luettavissa osoitteessa

https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection_fi

Bambora käsittelee Tietoja sen ajan, jonka Bamboran noudattamat lait ja asetukset velvoittavat jatkamaan käsittelyä. Joissain tapauksissa, joissa tietoja ei enää tarvita tähän tarkoitukseen, käsittely voi lakata aiemmin. Siinä tapauksessa Tiedot poistetaan kaikista Bambora-konsernin tietokannoista.

Mikäli sinulla on kysymyksiä siitä, miten Bambora käsittelee Tietoja, ota meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen

support@bambora.com tai puhelimitse numeroon 09 315 825 55. Voit ottaa yhteyttä myös Bamboran Tietosuojavastaavaan sähköpostitse osoitteeseen dpo@bambora.com. Voit käyttää näitä yhteystietoja halutessasi käyttää Yleisen tietosuoja-asetuksen nojalla sinulle rekisteröitynä kuuluvia oikeuksia. Huomaa, etteivät Yleiseen tietosuoja-asetukseen perustuvat oikeudet ole ehdottomia. Sen vuoksi johonkin oikeuteen vetoaminen ei välttämättä aiheuta toimenpiteitä. Yleisen tietosuoja-asetuksen nojalla sinulla on muun muassa seuraavat oikeudet:

 

  • Tiedonsaantioikeus – Yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaan sinulla on oikeus saada pääsy Tietoihin sekä tiettyjä tietoja käsittelystä. Nämä tiedot sisältyvät tähän asiakirjaan.
  • Oikaisuoikeus – Yleisen tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaan sinulla on oikeus saada itseäsi koskevat epätarkat Tiedot oikaistua ja puutteelliset tiedot täydennettyä. 
  • Poisto-oikeus – Tietyissä tilanteissa sinulla on Yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukaan oikeus saada Tiedot poistettua. Tätä kutsutaan ”oikeudeksi tulla unohdetuksi”.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen – Tietyissä tilanteissa sinulla on Yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaan oikeus rajoittaa Bamboran suorittamaa Tietojen käsittelyä.
  • Tietojen siirto-oikeus – Yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukaan sinulla on oikeus saada Tiedot Bamboralta jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa (tai oikeus siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle). 
  • Vastustamisoikeus – Yleisen tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaan sinulla on oikeus vastustaa tiettyjä Bamboran suorittamia tietojenkäsittelytoimia, esimerkiksi Bamboran oikeutettuun etuun perustuvia käsittelytoimia. Lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimistolle.